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1. Plan, programa y proyecto.
2. Requisitos para la buena elaboración de un proyecto
• Guía para la elaboración de un proyecto.
• Fundamentación. Finalidad y objetivos.
• Beneficiarios y productos
• Actividades
• Insumos: Recursos humanos, materiales y financieros.
• Responsables. Estructura organizativa.
• Cronograma.

Plan, programa y proyecto.
En principio, vamos a aclarar una serie de conceptos que nos permitirán comprender las distintas fases de la planificación. Debemos partir de la idea de que la planificación no puede ser un momento, sino que ha de constituir una acción continua que debe mantenerse a lo largo de todo el proceso.
Nos centraremos en este punto en una serie de conceptos bastante complejos en cuanto a sus significados, tanto que los mismos especialistas no están de acuerdo con lo que significa concretamente cada uno de ellos. Para superar este problema, haremos una descripción muy sencilla y sobre todo útil de cada uno de ellos, de forma que nos pueda servir como orientación de cara a la práctica.
- Plan: El plan define a grandes rasgos las ideas que van a orientar y condicionar el resto de niveles de la planificación para el mismo. Determina prioridades y criterios, cobertura de equipamientos y disposición de recursos, su previsión presupuestaria y horizonte temporal.
Sería el nivel estratégico, con unas metas genéricas que dan sentido al resto de los niveles, de forma que no se hagan actuaciones aisladas sino que todas tengan una coherencia, una finalidad.
- Programa: El programa concreta los objetivos y los temas que se exponen en el plan, teniendo como marco un tiempo más reducido. Ordena los recursos disponibles en torno a las acciones y objetivos que mejor contribuyan a la consecución de las estrategias marcadas. Señala prioridades de intervención en ese momento.
Sería el nivel táctico, situado entre el plan y el proyecto. Intenta acercar uno al otro
concretando esas ideas y objetivos más generales del plan en un lugar y tiempo determinados y a partir de unos recursos concretos disponibles. De esta forma las ideas generales del Plan se llevan a una situación concreta.
- Proyecto: se refiere a una intervención concreta, individualizada, para hacer realidad algunas de las acciones contempladas en el nivel anterior (el nivel táctico). Define resultados previstos y procesos para conseguirlos, así como el uso concreto de los recursos disponibles.
Este es el nivel operativo del proceso de planificación, por lo que no debe ser algo teórico, sino una actividad práctica y útil de cara a la intervención.
Para aclarar estos tres conceptos, podríamos decir que el plan es la expresión de una voluntad institucional, el programa representa la especificación de fines y la concreción de recursos, por lo que corresponde a los responsables concretos de las estructuras, centros o servicios concretos. Y los proyectos deben ser responsabilidad de las personas y equipos que tienen encomendada la intervención.
- Actividad: Las actividades serían aquellas actuaciones concretas que se harían para conseguir los
objetivos del proyecto.

 

Unidad 1-Elaboracion de un proyecto deportivo

Requisitos para la buena elaboración de un proyecto
A la vista de cuanto se lleva dicho, resulta evidente que no basta con elaborar proyectos; hay que saber hacer una buena formulación y diseño de proyectos. Para ello, es preciso atenerse a una serie de requisitos.
Como se explica en un documento elaborado por la FAO, "un buen diseño de proyecto debe especificar los elementos esenciales que se requieren para crear un sistema de seguimiento para la ejecución del proyecto y la evaluación consecutiva de los efectos e impactos del mismo", dicho de una manera más detallada, para que un proyecto esté bien diseñado y formulado debe, explicar, lo siguiente:
● razones por las que se necesita realizar el proyecto (fundamentación)
● a qué fin contribuirá el logro de los objetivos del proyecto (finalidad)
● qué se espera obtener del proyecto en caso de que tenga éxito (objetivos)
● a quién va dirigido el proyecto (beneficiarios directos e indirectos)
● qué debe producir el proyecto para crear las condiciones básicas que permita la consecución del objetivo (productos)
● con qué acciones se generarán los productos (actividades)
● qué recursos se necesitan para obtener el producto y lograr el objetivo propuesto (insumos)
● quién, ejecutará el proyecto (responsables y estructura administrativa)
● cómo se ejecutará el proyecto (modalidades de operación)
● en cuánto tiempo se obtendrán los productos y se lograrán los objetivos previstos (calendario)
● cuáles son los factores externos que deben existir para asegurar el éxito del proyecto (pre-requisitos)
Clasificación de los proyectos
Existen diferentes clasificaciones de proyectos; una muy conocida y muy simple es la que distingue entre:
● proyectos de tipo económico
● proyectos de tipo social
● proyectos de tipo cultural
Los primeros (los económicos) se relacionan directamente con la producción; los otros (los sociales y culturales), comprenden principalmente proyectos que se han estado denominando (con una expresión nada feliz), como indirectamente productivos. Denominación que surge, como es obvio, de la lógica productivista que subyace en estas afirmaciones. Dentro de los proyectos de tipo social se incluye educación, vivienda, salud, deporte, seguridad social, familia, minoridad, atención a grupos especiales, etc.
Una clasificación más amplia es la que distingue categorías, subcategorías y clases de proyectos. Y es la que presentamos a continuación:

Guía para la elaboración de un proyecto.
La guía que presentamos en este parrafo, sirve fundamentalmente para el diseño de proyectos,o mejor dicho, para elaborar el documento que contenga un proyecto.
Este esquema debe utilizarse y aplicarse con flexibilidad y creatividad, adaptándolo a las exigencias de cada caso concreto. Lo que aquí proporcionamos, es una serie de pautas básicas que pueden guiar la elaboración y diseño de los proyectos, habida cuenta de los requisitos que deben cumplir para que estén bien formulados.
Denominación del proyecto
Esto se hace, indicando, de una manera sintética y mediante un título, aquello que se quiere
hacer (creación de un centro social, de un servicio de ayuda a domicilio, de un taller, etc.). Su objeto es identificar el proyecto e indicar el marco institucional desde el cual se realizará, de forma muy breve.
Además, en la denominación se ha de hacer referencia a la institución, agencia u organismo
responsable de la ejecución del proyecto. Y en aquellos casos en los que el que ejecuta no es el mismo que el que patrocina, habría que indicar también el organismo patrocinante.
Si formara parte de un programa más amplio (conjunto de proyectos integrados), será necesario hacer referencia a éste.
Digamos que el objetivo principal de la denominación es el de caracterizar, en pocas palabras, que quiere hacerse en el proyecto e indicar el organismo ejecutor y patrocinante del mismo.
No hay que confundir el título del proyecto, con el enunciado dé un problema (por ejemplo:
"Falta de participación de los jóvenes"), ni considerar el título como equivalente a la solución del
problema (por ejemplo: “Proyecto de desarrollo integral de los jóvenes"). Estos son errores bastante frecuentes y que es necesario evitar para poder seguir desarrollando adecuadamente el diseño del proyecto. Una mala denominación nos puede conducir a una formulación imprecisa o muy amplia de objetivos, falta de concreción de las actividades, etc.
Naturaleza del proyecto
Para explicar la naturaleza de un proyecto es necesario desarrollar una serie de cuestiones que sirvan para describir y justificar el proyecto. Las que indicamos a continuación, pueden ayudar a esta tarea:
Descripción del proyecto (qué se quiere hacer)
La denominación identifica al proyecto, pero esto, obiamente es insuficiente para tener una
idea completa acerca de qué se trata el proyecto. En este punto, hay que realizar una descripción más amplia del proyecto, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar. En bastantes casos, esta caracterización o descripción hay que hacerla, contextualizando el proyecto dentro del programa del que forma parte.
De lo que se trata es de ampliar en sus aspectos esenciales la información que proporciona la
denominación. Ahora bien, la descripción no conviene que sea excesivamente extensa, ya que a lo largo del proyecto se irá ofreciendo información complementaria de todos sus aspectos. Lo que se pretende es que la persona que desea conocer el proyecto, pueda tener, de entrada, una idea exacta acerca de lo fundamental del mismo: tipo, clase, ámbito que abarca, contexto en el que se ubica desde el punto de vista de la organización, etc.
Fundamentación o justificación (por qué se hace, razón de ser y orígen del proyecto)
En la fundamentación del proyecto hay que presentar los criterios (argumentación lógica) y/o
las razones que justifican la realización del mismo.
Es muy importante destacar para tenerlo en cuenta a la hora de elaborar esta parte del
proyecto, que en la fundamentación deben cumplirse dos requisitos para que sea completa y correcta:
·hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución;
·hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más
adecuada o viable para resolver ese problema.
De ordinario, estos dos aspectos complementarios pero distintos, suelen confundirse. Muchas
veces se justifica el proyecto pero no se fundamenta adecuadamente en base a un diagnóstico de situación. Otras veces se aportan datos acerca del problema que se pretende resolver, con el proyecto, pero se olvida incluir una evaluación que justifique por qué el proyecto es lo mejor que se puede hacer en esa situación.
Para evitar estos y otros problemas, puede ayudar tener, como referencia los siguientes puntos o cuestiones a explicitar en la fundamentación del proyecto:
¿Cuál es la naturaleza y urgencia del problema que se pretende resolver?
Las razones que pueden dar lugar a un proyecto suelen ser muy variadas: hay una necesidad y no existe un servicio para satisfacerla, el servicio existente es insuficiente, se quiere mejorar la calidad de la prestación, etc. En definitiva, se trata de identificar y analizar el problema que se pretende solucionar. Lo sustancial en esta parte de la fundamentación es explicitar el por qué se hace, destacando los principales aspectos críticos y los problemas que piensan ser atacados, aliviados o resueltos con la realización del proyecto. En muchos casos, se han de indicar, asimismo, los efectos de la no intervencion.
¿Qué prioridad se concede a la solución de ese problema?
En esta parte de la fundamentación hay que considerar, no sólo las razones técnicas, también
existen las razones políticas. De ahí que haya que tener en claro, que toda fundamentación se apoya en dos tipos de razones y justificaciones directamente relacionadas con los criterios para el establecimiento de prioridades:
● razones políticas, cuando el proyecto concreta o realiza las orientaciones políticas de un plan general
o de un programa político. En este apartado con viene hacer referencia a declaraciones de política, planes existentes, programas ya aprobados, etc.
● razones técnicas, en las que se expresan las razones objetivas (necesidades y problemas y magnitud de los mismos) que dan lugar, a la realización del proyecto. En este punto también es conveniente hacer referencia a las necesidades de ejecución del proyecto e indicar si éste forma parte de un programa más amplio previamente formulado, etc.
Naturaleza de la estrategia para la acción, (si es que la hubiere).
En este punto hay que indicar la trayectoria seleccionada, para llevar a cabo las acciones
consideradas necesarias y sufucientes de cara al logro de los objetivos propuestos.
Recursos internos y externos asignados para la solución del problema.
Esta tarea, que corresponde a la fase de diagnóstico, debe quedar claramente reflejada en la
fundamentación del proyecto, pues permite desde otro enfoque visualizar cuales son las prioridades de la institución o de otras entidades, respecto de la solución del problema.
Además, la existencia o no de recursos para resolver un problema, condiciona en gran medida las posibilidades de ejecución y la viabilidad de un proyecto.
Justificación del proyecto en sí.
En esta parte hay que presentar los resultados que haya arrojado la evaluación previa del
proyecto, acerca de su viabilidad, analisis costo-beneficio o costo-oportunidad, productos, efectos e impacto, etc. Esta evaluación que permite seleccionar, evaluar y priorizar proyectos, se hace después de la formulación y diseño de los mismos, pero los resultados deben quedar reflejados en esta parte del documento que contiene el proyecto.
A tenor de todo lo dicho, en este punto hay que incluir una síntesis de los datos del diagnóstico o estudios previos que justifiquen el proyecto, así como algunas previsiones sobre la transformación de la situación-problema que se pretende resolver con la realización del proyecto.
Marco institucional (organización responsable de la ejecución)
Cuando se trate de un proyecto que se elabora dentro de una institución para ser presentado en el seno de la misma, este punto se puede obviar o reducir bastante, ya que la información pertinente sería conocida por todos. Sin embargo, cuando el proyecto se formula en una organización o institución que será responsable total o parcialmente de la ejecución, pero éste será presentado para su eventual aprobación por otra entidad ajena a la que formula el proyecto, conviene dedicar especial atención a este punto.
Será necesario indicar la naturaleza de la organización, su mandato, situación jurídica y
administrativa, instalaciones y servicios, estructura orgánica y procedimientos administrativos,
personal, etc. También es conveniente en este punto incluir aspectos directamente relacionados con el proyecto, como por ejemplo: políticas y prioridades de la organización, relaciones con otras instituciones, etc.
En los casos de proyectos que se presentan a otras instituciones o agencias exteriores para su
financiación, puede ser más práctico adjuntar toda esta información (que suele ser amplia) en un dossier aparte del proyecto. Todo ello, con el fin de no abultar innecesariamente el documento que contenga el proyecto.
En definitiva, lo que se persigue en este punto es informar clara y profundamente acerca de la
institución, organización o agencia que será la responsable fundamental de la planificación y ejecución del proyecto. Haciendo referencia particular al departamento y/o programa del que pudiera llegar a formar parte el proyecto específico.
Finalidad del proyecto (impacto que se espera lograr)
Conviene aclarar antes de explicar este punto que no en todos los proyectos es necesario
explicitar finalidades últimas. Muchas veces los proyectos son tan pequeños y concretos que no es necesario formular este tipo de fines. Sin embargo, cuando se trata de proyectos que se insertan dentro de programas o planes más amplios y tendientes a lograr el desarrollo de algunas áreas o sectores generales, conviene aclarar cuáles son esos fines últimos que justifican la existencia del proyecto.
Esta finalidad del proyecto presupone que la realización de los objetivos es un factor que
contribuye al fin último, pero no necesariamente es el único. Existe a veces la tendencia a exagerar la finalidad de un proyecto, o bien a expresarla en términos vagos y abstractos. Por otra parte, los objetivos de un sólo proyecto, aunque éste sea realizado con éxito, no pueden contribuir de manera exclusiva al logro de las finalidades, que suelen depender de un gran número de factores y proyectos.
Por todo ello, y para evitar este tipo de problemas, debemos considerar que, para formular
finalidades de un proyecto, es necesario que éstas.
● justifiquen debidamente el proyecto y sus objetivos
● sea posible verificar cuantitativa o cualitativamente su marcha
● constituya preferiblemente un único fin o vaya acompañado de otros fines compatibles.
Pero insistimos, de ordinario no suele ser necesario formular finalidades a nivel de proyect
os,
ya que éstas suelen ser expresadas a nivel de programa o planes más generales.
Objetivos (para qué se hace, qué se espera obtener)
Explicitar los objetivos es responder a la pregunta para qué se hace. Es decir, se trata de indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realización.
Conforman el elemento fundamental, ya que expresan los logros definidos que se busca
alcanzar. Antes de seguir avanzando en este punto, quizá convenga realizar una distinción entre lo que es la finalidad del proyecto (impacto) y lo que es el objetivo o los objetivos del proyecto (efectos). Un ejemplo nos puede ayudar: si decimos "disminuir el analfabetismo en la región X" estamos indicando una finalidad, o dicho en otros términos, precisando el impacto que puede tener el proyecto. Si formulamos en cambio "reforzar el servicio de educación de adultos en la región X" estamos señalando un objetivo. En este ejemplo concreto, se puede reforzar un servicio de educación de adultos, lo que contribuirá a disminuir el analfabetismo en la región, si se dan determinadas condiciones o supuestos.
Pero que disminuya el analfabetismo en la región, no depende exclusivamente del
reforzamiento del servicio (sino de éste y otros efectos más, que pueden ser ajenos al proyecto). Por ello es importante distinguir lo que serán efectos del proyecto (objetivos que se espera alcanzar) y lo que será el posible impacto del mismo (es decir, a qué fin contribuirá el proyecto si se desarrolla con éxito).
Ningún proyecto adquiere su significado pleno, si no se produce una clara definición y
explicitación de los objetivos a alcanzar. La buena formulación del objetivo principal y de los objetivos específicos (si ello fuere necesario), es garantía (no absoluta, por supuesto) de elaborar un buen proyecto, ya que en torno a los objetivos, se da coherencia al conjunto de actividades que componen el proyecto, costos, estrategias, tiempos, etc.
Como ya se ha mencionado, a veces conviene hacer una distinción entre el objetivo principal o general, y los objetivos específicos o complementarios:
● El objetivo principal, llamado también, objetivo general, es el propósito central del proyecto.
A veces viené dado por los objetivos generales de un programa.
● Los objetivos específicos, inmediatos o complementarios, son uteriores especificaciones o
pasos (en determinadas circunstancias de carácter intermedio) que hay que dar para alcanzar
o consolidar de objetivos general. En algunos casos puede tratarse de objetivos que se derivan del hecho del alcanzar el objetivo principal. De cualquier modo, hay qué tener siempre presente que no es necesario formular objetivos de este tipo en todos los proyectos. La necesidad de su formulación vendrá dada por el grado de generalidad o abstracción que tenga el objetivo general.
No hay que confundir —como ocurre con alguna frecuencia — los objetivos (que hacen referencia al fin deseado) y los medios para alcanzarlos. Así por ejemplo cuando se dice, "promover", "coordinar", "realizar una investigación", etc. se está haciendo referencia a medios, consecuentemente no deben utilizarse para definir objetivos.
Metas (cuánto se quiere hacer, servicios que se prestarán y/o necesidades que se cubrirán)
Como lo acabamos de indicar, los objetivos expresan en términos simples, generales y vagos,
los propósitos que se desean alcanzar. Si todo quedase en eso, no se podría ir más allá de los deseos piadosos, las buenas intenciones y los meros slogans. No debemos olvidar nunca que es mucho más 
fácil formular objetivos ideales, abstractos y maravillosos y encontrar gracias a ello seguidores entusiastas, que establecer pasos precisos para resolver problemas concretos. Para que los objetivos adquieran un carácter operativo, hay que traducirlos en logros específicos, es decir, hay que indicar cuánto se quiere lograr con la realización del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un ámbito o espacio también determinado.
Conforme a lo indicado, las metas operacionalizan los sobjetivos, estableciendo cuánto, cuándo y dónde se realizarán éstos, de modo que las actividades y acciones correspondientes puedan ser claramente establecidas, permitiendo determinar el nivel y composición de los insumos, las actividades que es preciso emprender y la modalidad de las operaciones para realizar dichas actividades.
Beneficiarios y productos
Beneficiarios (destinatarios del proyecto, a quién va dirigido)
Se trata de identificar quiénes serán los beneficiarios inmediatos (los directamente favorecidos por la realización del proyecto) y quiénes serán los beneficiarios finales o indirectos, o sea, aquellos a quienes favorecerán los impactos del proyecto.
Generalmente, se trata de dos tipos de destinatarios bastante diferenciados. Por ejemplo, si el
objetivo es "reforzar un servicio de educación de adultos", los beneficiarios directos serán aquellos que constituyen el personal de dicho servicio y que con el proyecto se verá aumentado o reciclado. En cambio, los beneficiarios finales serán las personas analfabetas a quienes beneficiará la mejora del servicio en términos de impacto y no de efectos, como sería el primer, caso. Por lo que se refiere a los beneficiarios finales, el uso de términos generales y vagos tales como "grupos carenciados", "sectores desfavorecidos", "campesinos pobres", etc. no ayuda al diseño del proyecto y resulta a todas luces insuficiente, si bien este tipo de formulaciones pueden ser válidas a nivel de declaración política. Para el buen diseño de un proyecto, es necesario identificar con precisión los destinatarios. Para ello, puede ser útil delimitar este "grupo-meta" como a veces suele denominarse, investigando e indicando, por ejemplo:
● situación general (descrita mediante indicadores de ingresos, de nutrición, o lo que fuese
necesario )
● ocupación (también haciendo uso de indicadores concretos , por ejemplo: propietarios de
menos de "x" hectáreas, trabajadores sin tierra, asalariados temporales, familias con ingresos
por debajo del salario mínimo y ocupación autónoma, etc.)
● acceso a los servicios (familias en inquilinatos precario, agricultores sin acceso a créditos,
viviendas sin agua potable o electricidad, trabajadores sin seguridad social, etc.)
Productos (resultados de las actividades)
En el documento de la FAO al que hicimos referencia, se definen los productos como "los
resultados específicos de las actividades realizadas a través del uso de insumos planificados". Dicho en otras palabras, los productos son el primer nivel de resultados a los que se llega por el hecho de haber realizado con éxito las actividades. Y, además, son la condición previa para el logro de los objetivos y metas (efectos). Si se obtienen los productos programados y se dan las condiciones o supuestos establecidos, entonces deberá lograrse el objetivo y la meta.
Otro error bastante frecuente en el diseño de proyectos, es la confusión entre los objetivos y/o las metas y los productos. La generación de los productos (su obtención) depende casi exclusivamente de la realización de las actividades, y en esta fase del proceso no intervienen demasiados factores externos. Por ello, la obtención de los productos se centra en la gerencia del proyecto que tiene un control directo sobre ellos.
Los productos que pueden obtenerse en proyectos de tipo social o cultural pueden ser de dos
clases:
● resultados materiales (por ejemplo: número de cooperativas creadas, número de viviendas
construídas o mejoradas, escuelas construidas, instalaciones, etc.)
● servicios prestados (por ejemplo: personas capacitadas, servicios proporcionados, créditos
otorgados, etc.)
También hay que considerar que una actividad puede generar un producto intermedio, es decir, el resultado de una actividad puede ser un recurso o insumo necesario para poder realizar otra actividad posterior.
Lo importante, repetimos, es distinguir claramente los productos (resultados de actividades)
de los efectos (resultados de la utilización de los productos para lograr el objetivo propuesto).
En el ejemplo que estamos utilizando para ilustrar esta guía, los efectos u objetivos del proyecto podrían ser "reforzar el servicio de educación de adultos". La meta. "reforzar el servicio de educación de adultos de la región X, en el año 2020, ampliando en un 50% la capacidad del personal responsable de las tareas de educación". El producto podría ser: "capacitar a 400 maestros en educación de adultos hasta 2019, en cuatro cursos de un año de duración cada uno (2015-2019)"
Por último, señalar que para un buen diseño del proyecto, es necesario que los productos que
se mencionan cumplan algunos requisitos:
● que su realización pueda comprobarse, tanto en lo que se refiere a la cantidad como al tiempode consecución,
● que estén ordenados según una secuencia temporal lógica,
● que su realización sea esencial para conseguir el objetivo propuesto,
● que sean realizables con los recursos disponibles.
Localización física y cobertura espacial (dónde se hará, qué abarcará)
Localizar un proyecto consiste en determinar el emplazamiento o el área en donde se ubicará.
Esta localización puede hacerse a un doble nivel:
● macro-localización, esto es, la ubicación geográfica del proyecto dentro del área: región,
comarca, conjunto rural, etc.
● micro-localización, identificando dentro de un conjunto menor, como puede ser un barrio o
manzana, el lugar o zona en donde se desarrollará el proyecto.
En uno y otro nivel, la localización suele presentarse en el documento a través de mapas y otros complementos gráficos.
Por su parte, la cobertura espacial indica el espacio físico o zona que cubrirá el proyecto en
cuanto prestación de servicios o área de influencia.
Así, por ejemplo, si se trata de crear un "centro de salud", la localización física consistirá en
indicar el lugar en el que estará emplazado el edificio que albergará el centro de salud (calle, número, terreno, etc.). En cambio la cobertura espacial consiste en determinar el área a la que prestará servicios el centro de salud: comarca X, o barrios Y, Z y Q, etc. La cobertura espacial, en el caso de proyectos de prestación de servicios, suele indicarse no sólo en términos geográficos, sino también en términos poblacionales (señalar área y número de habitantes que se verán beneficiados en dicho ámbito).
Siguiendo con el ejemplo que presentamos en esta guía, la localización física del proyecto de
mejora del servicio de educación de adultos será el lugar en que está emplazado dicho servicio o servicios (oficina central, escuelas, etc.). La cobertura espacial será la población analfabeta y semianalfabeta (o de otro tipo) en la región que tiene el servicio de educación de adultos.
En definitiva, de lo que se trata en este punto es de indicar el lugar en que se realizará el proyecto y la zona de influencia del mismo.
Actividades
Especificación operacional de las actividades y tareas a realizar.
(con qué acciones se generarán los productos, actividades necesarias)
La ejecución de cualquier proyecto,presupone la concreción de una serie de actividades e
implica la realización de un conjunto de tareas concretas. En otras palabras, ningún proyecto puede realizarse sin una sucesión de quehaceres y aconteceres que tienen el propósito de transformar ciertos insumos en los resultados previstos (productos) dentro de un período de tiempo determinado.
En efecto, lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Esto implica que en el diseño del proyecto se ha de indicar, de manera concreta y precisa, cuáles son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar las metas y objetivos propuestos. Para ello debe explicarsela forma en que se organiza, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, de modo tal que el encadenamiento de las mismas: no sufra desajustes graves que influyan negativamente en la realización del proyecto.
La organización, ordenamiento y coordinación en el tiempo y en el espacio de todas las tareas
que hay que realizar para el logro de los productos, metas y objetivos del proyecto comporta los siguientes aspectos:
● especificación e inventario de las actividades a realizar
● distribución de las unidades periódicas de tiempo insertas en una secuencia operativa, donde se señala la fecha de inicio y de terminación de cada actividad
● lo anterior sólo sirve para indicar una relación de diferentes actividades, pero ello no basta
(sería un simple listado de actividades yuxtapuestas en el tiempo); es menester, además, una
ordenación y sincronización de las mismas, puesto que algunas son previas, paralelas o
posteriores posteriores a otras dentro del proceso de realización del proyecto.
● indicación de la cantidad y calidad de los insumos necesarios (recursos humanos, servicios,
equipo, dinero, bienes, etc.) involucrados en cada operación, con referencia a la asignación de
recursos por actividad.
De lo que se trata es de no limitarse a un simple listado de actividades y tareas, sino de
establecer un curso o trayectoria que permita fijar la dinámica del proyecto en función del volumen y ritmo de operaciones.
Métodos y técnicas a utilizar (modalidades de operación)
Se trata de otra forma o aspecto de explicitar cómo se hace. En este apartado hay que
especificar el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para realizar las diferentes
actividades.
Cuando existe un único procedimiento para llevar a cabo una actividad, lo importante es usar
esa técnica de la manera más eficaz posible. Si éste fuera el caso, en el diseño del proyecto se podría hacer alguna sugerencia al respecto. Pero cuando existe una gama de técnicas alternativas, el problema que se plantea es el de seleccionar una de ellas. Ahora bien, en este caso,lo que debemos tener bien claro son los criterios de selección. En estos influyen a su vez criterios dieológico-políticos y criterios técnicos. En la mayoría de los casos, lo óptimo es lograr una combinación de tecnologías apropiadas y tecnologías no obsoletas y de alto rendimiento. El problema suele ser que no siempre el uso de estos criterios simultáneamente es complementario, muchas veces son alternativos y en estos casos hay que ponderar cada uno de ellos para seleccionar la alternativa que mejor se adapte a los fines del proyecto,
y la situación contextual.
En el caso de proyectos de trabajo social o de animación, un criterio básico y central en la
selección de métodos y técnicas, es el de dar preferencia a aquellos que facilitan, promueven oposibilitan la participación de la gente en el desarrollo del proyecto.
En estas circunstancias, desde el punto de vista metodológico, hay que establecer los mecanismos de inserción e implicación de los beneficiarios, en la realización del proyecto.
Insumos: Recursos humanos, materiales y financieros.
Determinación de los recursos necesarios
(quiénes y con que se realizará el proyecto, insumos )
Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos (bienes, medios, servicios,
etc.) para obtener el producto y lograr el objetivo inmediato. Cuando se elabora un proyecta suelen distinguirse cuatro tipos de recursos: humanos, materiales, técnicos y financieros, que constituyen los insumos necesarios para su realización.
• Humanos: para ejecutar cualquier tipo de proyecto, hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas. Esto supone especificar la cantidad de personal, las cual i f i cac iones requer idas a real i zar, indi cando quién es responsable de qué y cómo está distribuido el trabajo. Cuando la índole del proyecto así lo requiera, hay que indicar la necesidad de capacitar los recursos humanos que exige la realización del proyecto. En este caso hay que establecer cuándo y con qué cualificación se ha de tener el personal que se necesita (esto puede ser objeto de un proyecto separado).
• Materiales: es decir las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física, etc.,
necesarios para llevar a cabo el proyecto.
• Técnicos: se establecen, además, las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar.
• Financieros: sobre la base de los cálculos de ejecución que explicamos a continuación se
realiza una estimación de los fondos que se pueden obtener, con indicación de las diferentes
fuentes con que se podrá contar: presupuesto ordinario, subvenciones,pago del servicio por los usuarios, ingresos o beneficios, créditos (externos e internos ), etc. Con ello, se podrá
establecer la estructura financiera del proyecto (quién o qué finanacia qué).
Pero ello no basta, para asegurar un buen diseño del proyecto en la parte financiera, es
necesario indicar lo que denominamos el calendario fincnciero. Se trata de establecer en cada
actividad y en cada momento o fase del proyecto, cuáles son los recursos financieros necesarios. Esto se puede realizar empleando un cuadro de doble entrada como el siguiente:

En cada casilla hay que consignar la cantidad de recursos financieros que son necesarios, de
acuerdo a la actividad que tenga que realizarse y al momento temporal en que se ubique. Una vez completado, podrá visualizarse el flujo financiero necesario en cada momento y hacer las previsiones oportunas. En otros casos, habrá que adaptar el calendario financiero a las posibilidades reales de financiación en cada momento. De lo que se trata es de evitar la mayor cantidad de desfases posibles entre el flujo de caja (cash-flow) y los pagos a realizar o gastos a enfrentar.
Hay que precisar, asimismo, !a forma en que se irán obteniendo los recursos, asegurando el
ritmo de operación del proyecto, de modo que haya una permanente revisión y nivelación entre gastos e ingresos.
Digamos, por último y a modo de síntesis, que un proyecto en el que no hay recursos, no es
mucho más que una declaración de buenos propósitos.
Cálculo de los costos de ejecución o elaboración del presupuesto
En todos los casos, la realización de un proyecto supone unos costos y la disponibilidad de
fuentes de recursos. No basta determinarlo en cifras globales: en en el análisis y cálculo de los costos se deben especificar claramente cada uno de los rubros , enunciando cada uno de los rubros, enunciando la cantidad y cualificación del personal necesario, material, equipo, gastos de funcionamiento, etc., todo ello expresado en términos monetarios.
El presupuesto, en cuanto presentación sistemática del costo y el beneficio de un proyecto en
unidades monetarias, comprende los siguientes rubros principales:
• Costo de personal: se calcula sobre la base del número de personas que participan en forma
remunerada en la realización del proyecto, especificando el tipo de cualificación y la dedicación
que se requiere en cada caso. Dado que no todas las tareas tienen igual importancia, a la hora
de presupuestar los gastos hay que distinguir entre personal técnico, auxiliares,
administrativos, de servicio,etc.
• Viáticos: incluye los gastos por desplazamiento del personal (transporte , alojamiento y
alimentación), comunicaciones, etc., necesarios para realizar actividades fuera del lugar
habitual de residencia.
• Locales: en este rubro la diferenciación principal está entre:
● construcción de un localización
● compra y reacondicionamiento de un local
● alquiler de un local
• Material y equipos: costo de material, gastos de transporte e instalación. Mobiliario de oficina,
archivos, máquinas de escribir, calcular, fotocopiadora, etc.
• Gastos de funcionamiento : electricidad, agua, gas. Gastos de oficina (papelería, teléfono,
comunicaciones, etc), limpieza y conservación. Seguros, contribuciones e impuestos.
Adquisición de libros, revistas, etc.
3º EMT Deportes: Gestión y Proyecto Prof. Sebastián Pietra 12
• Imprevistos: en todo proyecto hay que prever una cierta cantidad de dinero para gastos
imprevistos. Esta suma se suele calcular sobre la base del 5% del total del presupuesto de
gastos.
• Beneficios: en algunos proyectos, además de los beneficios sociales pueden obtenerse
beneficios monetarios. Esto es, ingresos financieros provenientes del mismo proyecto. En todos los proyectos de índole productiva este rubro debe estar presente en el presupuestó del
proyecto. En otros proyectos de diferente modalidad, pueden contemplarse ingresos
provenientes de los usuarios. Dichos ingresos, independientemente de que se aporten en
dinero o especie (mano de obra, por ejemplo) deberán cuantificarse en unidades monetarias a
la hora de elaborar el presupuesto de ingresos.
Lo que hay que hacer siempre es un presupuesto de gastos y de cálculo de recursos, incluyendo la fuente y procedencia de los mismos. Pero en algunos casos, se puede -o debe- hacer un estudio de costos. En esas circunstancias se incluyen los siguientes rubros:
• Costos directos: son .aquellos que se relacionan directamente con la presentación del servicio
e inciden en forma inmediata para la realización y concreción del mismo.
• Costos indirectos: corresponden a los servicios complementarios que se originan como
resultado de la ejecución del proyectó, por ejemplo, alquilar un equipo de amplificación, gastos
de impresión de folletos, etc.
• Costos fijos: son los costos que no sufren variación a corto plazo cualquiera sea la magnitud de la prestación de los servicios o el nivel de producción, por ejemplo, los sueldos del personal de plantilla, el pago de alquiler de los edificios, etc.
• Costos variables: llamados también costos de operación. Varían directamente con el nivel de
prestación de servicios o la magnitud de las actividades que se realizan, como por ejemplo,
costos para la contratación de personal para tareas específicas; materias primas, energía
eléctrica, etc.
• Costo de capital: pueden entenderse como los costos de las inversiones realizadas, o como el
tipo de rédito que produciría ese capital aplicado a otra inversión.
• Costos corrientes : son aquellos que pierden su valor una vez que el gasto se ha efectuado.
De manera general y simpleficada puede decirse que para la determinación de los costos, hay
que considerar tres elementos:
● los diversos factores que componen el proyecto
● la cantidad usada de cada uno de los factores
● el valor o precio de cada uno de los factores

La función del presupuesto es la de "asignar recursos", determinar la fuente u origen de los mismos, y asegurar el desarrollo normal del proyecto y funcionamiento de los servicios. De ahí que exista una notoria interdependencia entre presupuesto y actividades. Quien elabora un proyecto debe articular coherentemente estos dos aspectos, de modo tal que no se llegue nunca a la situación de
haber establecido qué cosas hacer y no saber o tener asegurado con qué hacerlo. O de tener recursos y no asignarlos adecuadamente a la realización de las actividades que mejor contribuyen al logro de los objetivos propuestos.
Cronograma.
Determinación de los plazos o calendario de actividades (cuándo ocurrirá)
Uno de los aspectos esenciales en la elaboración de un proyecto es la determinación de la duración de cada una de las actividades. Este ítem o aspecto es lo que se denomina "calendarización del proyecto".
Esto, además, permite juzgar la factibilidad del proyecto, esto es , establecer si existe una distribución uniforme del trabajo , si los plazos son realistas, si se considera el tiempo suficiente para obtener los productos básicos que se necesitan corno insumos para otras actividades , si los límites de tiempo asignados a cada actividad (máxima o mínima) son proporcionados entre sí o hay desajustes graves, etc.
Para realizar esta calendarización del proyecto, existen diferentes técnicas gráficas de apoyo a la programación que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una captación rápida y global de la secuencia operativa. El más simple y conocido es el diagrama de avance, cronograma o diagrama Gantt. De fácil comprensión y de gran utilidad para programar el conjunto de actividades.
Por último, queremos indicar que el calendario definitivo del proyecto debe elaborarse una vez realizado el calendario financiero. Ello es importante para asegurarse que el suministro de insumos en cada momento o fase del proyecto es el adecuado en función de las actividades que comprende cada fase. Es decir, hay que asegurar que el calendario de actividades es el óptimo en cuando a interdependencia de unas actividades con otras y en cuando al flujo de recursos que es necesario establecer en términos de tiempo para dichas actividades se puedan realizar en el momento previsto.
EL DIAGRAMA DE GANTT O CRONOGRAMA DE AVANCE
Explicamos a continuación el modo de confección del cronograma de avance o diagrama Gantt, por ser el más sencillo y fácil dé comprender de todos los métodos gráficos de programación y control.
Consiste en una matriz de doble entrada, en la que se anotan, en las líneas, las distintas actividades que componen un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el cual se desarrollarán esas actividades.
Una barra horizontal frente a cada actividad representa el período de duración de la misma. La longitud de la barra indica las unidades de tiempo, señalando la fecha de inicio y la fecha de terminación de la actividad.
Proceso que se sigue para la confección del gráfico Gantt
1º. Listado y ordenamiento de actividades: Este primer paso consiste en establecer la lista de actividades ordenadas, según han de ser ejecutadas o realizadas. Se ha de prever una secuencia con el máximo de lógica posible, partiendo de la actividad más inmediata o inicial, o sea, que antes de ella no hay otra, y terminando con aquella más allá de la cual no existe otra y que, por tanto, llamamos actividad final. Entre la actividad inicial y la actividad final hay que indicar todas las actividades a realizar estableciendo la relación de precedencia que hay entre ellas.
2°. Construcción de barras. Estimación del tiempo de duración de cada actividad: A continuación hay que estimar el período de tiempo que lleva cada actividad para su realización. Como la duración de actividades y recursos están estrechamente ligados, para la estimación del tiempo, hay que tener presente la real disponibilidad de recursos, tanto humanos como técnicos, materiales y financieros, de modo que exista una razonable posibilidad de desarrollar la actividad en el tiempo previsto.
En este tipo de gráfico no se puede reflejar la incertidumbre de terminación de una actividad, hay que hacer un cálculo que vaya entre "lo más pronto posible" y "lo más tarde posible".
3º. Confección del gráfico: El tercer paso es la elboración gráfica teniendo presente el calendario operativo que se ha confeccionado en el paso anterior. La tarea principal es la construcción de barras horizontales cuya longitud representa cada actividad indicada en unidades de tiempo. Por un convencionalismo aceptado universalmente, a cada mes se le atribuyen 4 semanas. La mínima unidad de tiempo en este tipo de gráfico es la semana.
A continuación mostramos un ejemplo hipotético de diagrama Gantt, utilizado para
calendarizar los primeros 16 meses de trabajo, en un proyecto de construcción de viviendas por el sistema de ayuda mutua:

Solo los que arriesgan yendo lejos, pueden encontrar lo lejos que pueden llegar

Kimberly de mederos 3BK UTU DE CANELONES 

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